INFORMATIONEN ZUR DATENVERARBEITUNG BEI ONLINE-MEETINGS, TELEFONKONFERENZEN UND ONLINE SEMINAREN

nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Stand: März 2021

Der BUND Naturschutz verwendet für die Durchführung von Telefon-, Videokonferenzen und virtuellen Veranstaltungen verschiedene Serviceprogramme („Online-Meeting-Tools“). Über folgende Informationen möchten wir Sie grundsätzlich über die Rahmenbedingungen dazu informieren.

1. Wer ist verantwortliche Stelle?

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

BUND Naturschutz in Bayern e.V. (BN)

Kreisgruppe Ansbach

Geschäftsstelle
Pfarrstraße 33
91522 Ansbach

Tel: 0981-14213

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite eines „Online-Meeting-Tools“ aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist in der Regel nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung herunterzuladen.

2. Wie erreiche ich Ansprechpartner zu Datenschutzfragen?

Über die E-Mailadresse datenschutz@bund-naturschutz.de erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten. Alternativ können Sie Ihr Anliegen postalisch über die oben genannten Adressdaten an unseren Datenschutzbeauftragten übermitteln.

3. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Online-Meeting-Tools“ können verschiedene Datenarten verarbeitet werden. Der Umfang der Daten hängt auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der jeweiligen App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Bei online Seminaren werden wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten. Folgende personenbezogene Daten sind grundsätzlich Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional) Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4ADatei aller Audioaufnahmen, Textdatei des „Online-Meeting-Chats“. Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikation abschalten bzw. stummstellen. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Virtuelle Veranstaltungen mit Abstimmungen: Name, E-Mailadresse, PIN-Nummer für Abstimmung

4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?

Wir nutzen „Online-Meeting-Tools“ um Telefonkonferenzen, „Online-Meetings“, Videokonferenzen, Virtuelle-Veranstaltungen und freie Gesprächsrunden durchzuführen. Meist ist die Rechtgrundlage für die Datenverarbeitung bei „Online-Meetings“ die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO der wir nachkommen möchten. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an einer effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Soweit wir über „Online-Meetings“ im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses kommunizieren, ist §26 BDSG Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

5. Wer erhält meine Daten?

Personenbezogene Daten die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeiten, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Bitte beachten Sie dabei, dass das Ziel eines „Online-Meetings“, genau wie bei persönlichen Besprechungen, gerade die Weitergabe von Informationen sein kann. Dies sollte jeweils zu Beginn eines „Online-Meetings“ unter den Teilnehmenden definiert werden. Weitere Empfänger: Der jeweilige Anbieter des „Online-Meeting-Tools“ erhält notwendigerweise Kenntnis der oben genannten Daten.

6. Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?

Abhängig vom eingesetzten „Online-Meeting-Tool“ kann der Anbieter seinen Dienst z.B. aus den USA erbringen. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit den gängigen Anbietern einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

8. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Bitte entnehmen Sie die Informationen zu Ihren Betroffenenrechten zentral aus der Datenschutzerklärung der BUND Naturschutz Webseite ansbach.bund-naturschutz.de/kontakt/impressum

Genutztes Tool GotoMeeting/GotoWebinar

Im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erbringt für uns die LogMeIn Ireland Limited, The Reflector 10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573, Irland (im Folgenden „LogMeIn“) Dienstleistungen zur Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen und Webinaren (im Folgenden „Online-Meetings“). Für die Online-Meetings wird die Software GoToMeeting von LogMeIn genutzt.